Controllare esportazioni prima del contratto

Prima di firmare per un software fedeltà o feedback, chiedete quali dati potrete estrarre, in quale formato, con quali permessi e per quanto tempo dopo la cessazione. Fatevi mostrare un file di esempio ottenuto dal sistema proposto e verificate se permette di ricostruire le informazioni necessarie a continuare il servizio. Un pulsante «Esporta» non garantisce la completezza dell'archivio.

Elencare gli archivi necessari

Distinguete profili e preferenze, acquisti e resi pertinenti, saldi e movimenti dei benefici, risposte e stato delle segnalazioni. Per ciascun insieme chiedete campi, identificativi, date, formato, allegati e significato degli stati. Un saldo finale privo delle rettifiche può essere difficile da spiegare; una risposta senza riferimento al caso può perdere il suo contesto.

Shopify documenta l'esportazione dei clienti in un file CSV. La documentazione Shopify descrive anche l'esportazione degli ordini in CSV, con una procedura separata. Klaviyo documenta che il CSV di una lista o di un segmento può includere proprietà del profilo e dettagli del consenso, ma non dati degli eventi né messaggi ricevuti. Questi limiti riguardano le procedure citate, non tutte le possibili vie di accesso ai dati dei due prodotti.

Limiti dell'esportazione dati in Shopify e Klaviyo

Leggere e ricostruire i dati

Con dati di prova preparati per l'occasione, includete un acquisto, un reso, un beneficio utilizzato, una preferenza modificata e una segnalazione chiusa. Dopo l'esportazione, controllate se gli identificativi collegano i file e se date, importi e stati conservano il loro significato. Esaminate anche caratteri accentati, ordini con più righe e duplicati.

Verificate separatamente che cosa potrà importare il sistema di destinazione: la possibilità di esportare un dato non dimostra che il sistema ricevente possa importarlo. Chiedete una prova con il formato previsto.

Mettere per iscritto l'uscita

Chiedete chi può avviare ciascuna esportazione, se serve l'assistenza del fornitore, quali tempi e costi sono previsti e come riceverete i dati aggiunti dopo l'ultima estrazione. Fate indicare fino a quando l'accesso resta disponibile alla fine del rapporto e chi consegna gli archivi mancanti.

Se il fornitore tratta dati personali per vostro conto, l'accordo deve disciplinare anche che cosa accade a quei dati quando il servizio termina. Non sostituisce una clausola che regoli l'uscita dell'archivio aziendale.

Fissare il criterio di accettazione

Conservate per ogni archivio la procedura, un file di esempio, i campi mancanti e la soluzione concordata. Se un dato essenziale non è disponibile con il metodo proposto, chiarite prima della firma come ottenerlo o conservarlo. Considerate verificato soltanto ciò che è stato effettivamente estratto e letto.